Gesetzeskonforme E-Mail Verarbeitung

E-Mail Compliance - Richtlinien- und gesetzeskonforme Weiterverarbeitung

Die iQ.Suite ermöglicht es Unternehmen, E-Mails gesetzeskonform und gemäß unternehmensinterner Vorschriften zu senden und zu empfangen. Basierend auf den individuellen Regelwerken von Unternehmen lassen sich E-Mails mit iQ.Suite Bridge automatisch anhalten und nach dem Vier-Augen-Prinzip oder mit einem Compliance-System prüfen. Erst nach Freigabe werden sie versendet, in Quarantäne gestellt, an Dritte weitergeleitet oder gelöscht. Durch diesen Prüfprozess erreichen ausschließlich gesetzes- und unternehmenskonforme E-Mails den Empfänger. Insbesondere ausgehende E-Mails können nicht für den unautorisierten Versand sensibler Dokumente missbraucht werden.

• Nahtlose Anbindung an ein Compliance-System mit iQ.Suite Bridge; Sendung bzw. Weiterleitung von E-Mails erst nach Freigabe durch autorisiertes Personal entsprechend Compliance-Anforderungen
• Überprüfung und Autoklassifizierung von E-Mails im Rahmen unternehmensspezifischer E-Mail-Kategorien; auf Wunsch automatische Weiterleitung der E-Mails an Compliance Manager
• Rechtliche Absicherung durch einen einheitlichen Haftungsausschluss; Integration von dynamischen Benutzerinformationen aus dem zentralen E-Mail-Adressbuch
• Konfigurierbare, zentrale E-Mail-Umleitung durch autorisierte Benutzer und Administratoren; frei definierbare Stellvertreter /-gruppen
• Hohe Produktivität bei geringeren Kosten (TCO) und schneller Amortisation (ROI)
• Investitionssicherheit durch regelmäßige Major-Releases

Bei der E-Mail-Archivierung übergibt die iQ.Suite wichtige Metadaten wie E-Mail-Header, Verarbeitungsdetails oder Kategorie für die Indexerstellung automatisch an das Archivsystem. Dadurch ist die E-Mail-Korrespondenz anhand von Schlagwörtern zu einem späteren Zeitpunkt, etwa für eine Steuerprüfung, wiederherstellbar. Die gesetzlich geforderte Revisionssicherheit ist gewährleistet.